Associés Internationaux des FAD

Termes de Référence
Les FAD sont une plateforme qui appartient en premier lieu aux missions: les missions décident des sujets de discussion qui les préoccupent et qui sont pertinents pour la mission sociale. Les missions sont également responsables de la mise en oeuvre et du compte-rendu des résultats de leurs discussions. Les objectifs des FAD sont :

  • Assurer, sur une base annuelle, un espace pour des discussions locales dans chaque mission. Les FAD sont un élément clé de la vie associative sur le terrain, et idéalement, les FAD devraient être le fruit d’une vie associative active dans les projets MSF tout au long de l’année, à la discrétion et sous la responsabilité des membres de MSF.
  • Discuter de questions qui concernent et intéressent les missions elles-mêmes, liées à la fois aux défis globaux auxquels MSF est confrontée ainsi qu’aux défis opérationnels et humanitaires et autres préoccupations que les équipes sur le terrain rencontrent dans leur propre contexte (mission sociale). La plupart de ces questions peuvent être abordées comme une problématique liée à notre identité.
  • Assurer un espace pour exprimer des préoccupations propres à notre mission sociale et mettre en avant des problématiques que les équipes du terrain souhaitent faire entendre au niveau supérieur.
  • Occasionnellement, les FAD peuvent être un moyen pour l’international de consulter à grand échelle les équipes MSF sur le terrain sur une question nécessitant un positionnement (à savoir, une plus vaste consultation par le CAI (Conseil d’administration international) de toutes les missions sur un sujet.)

Les Associés internationaux
Les Associés internationaux des FAD (anciennement visiteurs internationaux) sont des personnes extérieures à la mission qui se rendent à un FAD pour apporter un soutien quant à l’organisation, l’animation et le suivi des FAD. Les Associés des FAD sont principalement des membres des conseils d’administration / représentants à l’AGI (Assemblée Générale Internationale) et des coordinateurs associatifs ou autres membres des équipes associatives.

Veuillez noter que la participation à un FAD s’accompagne d’un certain nombre de responsabilités. Les Associés des FAD doivent participer à un FAD uniquement s’ils en ont le temps et la capacité, s’ils peuvent s’engager à assumer à ces responsabilités, et si s’ils sont en mesure de s’exprimer dans la langue utilisée lors du FAD à un niveau adéquat.

Le rôle des Associés des FAD est de:

  • soutenir la mission dans l'organisation du FAD;
  • engager les membres dans des discussions sur la vie associative sur le terrain;
  • relier le personnel du terrain à la perspective globale de MSF, aux ambitions stratégiques et aux défis au niveau plus large;
  • informer les collègues sur le terrain sur le travail du/des conseil/-s d’administration;
  • et écouter les préoccupations et les suggestions des équipes de terrain afin d'être en mesure de transmettre ces idées à l'association.

Les Associés des FAD doivent travailler avec les missions avant, pendant et après le FAD et accompagner les équipes de terrain tout au long du processus (depuis le développement du sujet du FAD jusqu’aux comptes rendus aux terrains).

Si plusieurs Associés des FAD se rendent au même FAD, ils doivent se coordonner entre eux pour déterminer les rôles et responsabilités de chacun, à chaque étape de la préparation, de l’animation et du suivi, etc. du FAD (voir ci-dessous), et discuter avec l’équipe en charge de l’organisation du FAD sur le terrain bien à l’avance.

Les responsabilités particulières

Avant le FAD:

  • Discuter avec l’équipe associative de leur association pour recevoir toute l’information nécessaire concernant les derniers développements relatifs aux FAD, aux motions, à la vie associative sur le terrain et toute autre question à l’ordre du jour du CA.
  • Soutenir la/les missions dans la préparation de l’agenda et le « cadrage » du sujet de discussion.
  • Se préparer à s’engager dans les discussions en se tenant à jour sur le contexte de la mission ainsi que sur les sujets spécifiques qui seront discutés.
  • S’entretenir avec les cellules/desks sur le contexte opérationnel ainsi que sur les mesures de sécurité qui s’appliquent.
  • Prendre contact avec les autres associés internationaux et les organisateurs des FAD sur le terrain afin de débuter la préparation du FAD en avance et, si possible, partager les tâches.
  • Avoir une compréhension approfondie du nouveau processus des motions ainsi que des nouvelles lignes directrices.
  • Passer en revue les résultats des FAD précédents et se préparer à donner un feedback aux équipes sur le terrain, en prenant contact si nécessaire avec les anciens Associés au FAD afin de s’informer du suivi donné au FAD précédent. Autant que faire se peut, là où il n’y a pas un Associé au FAD pour chaque OC présent dans le pays, le ou les autres Associés au FAD essaieront de donner un feedback de la part du ou des autres OC.
  • Se préparer à faciliter et animer les discussions. Les FAD étant une période clé pour ancrer une vie associative sur le terrain, initier des discussions avec les membres sur les activités associatives qu’ils peuvent organiser tout au long de l’année.

Pendant le FAD:

  • Expliquer et présenter le travail du/des conseil/-s d’administration.
  • Assurer un suivi sur les précédents FAD (conclusions et motions, le cas échéant), d’un point de vue intersectionnel.
  • Participer aux discussions de manière à contribuer à la qualité des débats et présenter le travail de MSF dans sa globalité.
  • Faciliter et animer les discussions de manière dynamique.
  • Aider à formuler les motions s’il y en a (voir les nouvelles lignes directrices/boîte à outil des motions). Les Associés des FAD ne doivent pas encourager la rédaction de motions si elles n’émanent pas du terrain.
  • Discuter avec les équipes de coordination (du terrain) des conclusions des FAD qui concernent la mission ainsi que de la manière d’en assurer le suivi au niveau du terrain.

Après le FAD

  • Présenter les résultats du FAD lors des séances du Conseil d’administration/l’Assemblée Générale et/ou à l’Assemblée Générale d’un centre opérationnel.
  • Veiller à ce que les conclusions et les éventuelles motions/recommandations soient adressées au forum adéquat (mission / section / centre opérationnel), si besoin avec le soutien du Coordinateur associatif (davantage d’information dans les lignes directrices des motions).
  • Le cas échéant, faire un compte-rendu au terrain sur les résultats spécifiques et le suivi, y compris sur les résultats de l’Assemblée Générale et les motions.
  • Se mettre en contact avec l’équipe associative pour faire le point sur la vie associative au sein de la mission et partager ses impressions et suggestions.
  • Les Associés des FAD peuvent, selon le besoin de la mission, être en charge de compiler le rapport du FAD.

Vous avez accepté d'être un Associé de FAD, et maintenant?
Le
coordinateur associatif dans votre section peut vous aider à entrer en contact avec la mission. Il est important que vous contactez les personnes en charge du FAD dans la mission pour savoir ce que l'on attend de vous et spécifiquement quel rôle vous allez jouer au cours des débats.

Vous devez également prendre contact téléphonique avec la cellule et avec Sophie à Bruxelles pour obtenir une meilleure compréhension de la vie associative sur le terrain.

Votre coordinateur associatif va vous aider avec tous les détails pratiques tels que les arrangements de voyage, la coordination avec le terrain etc.

Documentations utiles

Vous voudrez aussi peut être consulter  le catalogue de  ressources que nous avons créé. Nous vous recommandons également de télécharger la bopite à outiils des FADS , où vous trouverez  toute sorte d'informations utiles ,comme par exemple des présentations Powerpoint décrivant l'association , entre autre . Pour d'autres questions contacter Rebecca , Carole ou Monica.

AGENDA FAD 2016 – QUE FAUT-IL INCLURE?

Ceci est juste une liste indicative des sujets ou des sessions que vous pouvez inclure dans l’agenda de votre FAD. Vous trouverez également des idées sur la façon dont vous pouvez organiser chaque session ainsi que des outils que vous pouvez utiliser pour l'animation. Cette liste contient des suggestions et n’est pas exhaustive. Donc n’hésitez pas à utiliser une partie de celle-ci ou rien du tout, en fonction de ce qui est pertinent par rapport à votre contexte, les besoins et les équipes!

Avant de commencer

- Décidez qui sera le modérateur/animateur et la personne qui gèrera le temps
- Décidez qui rédigera le rapport du FAD (Le Rapport du FAD pré-formaté est inclus dans la boîte à outil) et compilera les évaluations des FAD* A ne pas oublier d'incorporer dans votre agenda : des pauses , déjeuners et… une fête !

 

Acceuil et introduction (jeux pour « briser la glace »)

Par les Chefs de mission, les Associés des FAD (c’est-à-dire les partipants externes à la mission) ou ceux qui organisent le FAD dans la mission.Les participants peuvent ne pas (tous) se connaître. Il y plusieurs façons de faire connaissance, tout en restant rapide et dynamique. Par exemple :* Faire une table ronde en demandant à chacun de dire leur nom, poste, OC (centre opérationnel) et projet (en ajoutant d'autres questions « amusantes » si vous souhaitez)

* Ou alors faire un jeu/ « brise-glace ». Consultez le document «Débats Associatifs de Terrain- Jeux /« briseglace » pour vous donner quelques idées (dans la boîte à outils du FAD, au cas ou  les participants n'ont rien à proposer

 

Présentation de MSF (générale)
Les FAD peuvent être le moment idéal pour rappeler aux équipes l’histoire de MSF, nos principes ou ce que fait MSF. Pour cela, vous pouvez : * Montrer des films sur l’histoire de MSF * Présenter les activités de MSF de l’année écoulée (au niveau mondial) en montrant les vidéos qui récapitulent nos activités de l’année (par exemple : « Journal de l’année » qui couvre la période
allant de juin 2014 à juin 2015) – ou le dernier « Journal du mois » Si le temps le permet vous pouvez brièvement en discuter – par exemple, si vous avez regardé le « Journal de l’année », qu’est ce qui vous a marqué ? Est-ce qu’il y a un participant du FAD qui était dans un des lieux mentionné dans le film et qui souhaiterait faire un commentaire, partager son expérience
avec le reste du groupe et les défis auxquels nous sommes confrontés ? * Compte-rendu sur le précédent FAD et qu’en est-il des conclusions La présentation des conclusions peut être effectuée par une personne de la mission qui a assisté au FAD de l’année précédente en se basant sur le rapport du FAD 2015. Soyez concis! Les rapports des FAD 2015 sont disponibles ici

 

* Ce qui est arrivé aux conclusions (et motions) peut être présenté par les Chefs de missions, les Associés des FAD ou similaire.

Afin de contextualiser le FAD, vous pouvez utiliser tout le matériel ci-dessous (ou en partie) : * Présentation « PowerPoint » sur la dimension associative à MSF : Qu’est-ce que l’association?
Pourquoi existe-t-elle? Qui fait quoi? Quelle est la place des FAD? * Un court film d’animation appelé « MSF est ce que nous en faisons » (moins de 3 minutes) sur l’action associative * Présentation « PowerPoint » sur ce en quoi consiste les FAD. La présentation souligne qu’ils appartiennent aux terrains. Elle aborde la responsabilité des participants et des Associés des FAD ainsi que le processus de compte-rendu.

* Présentation « PowerPoint » sur la Vie associative sur le terrain, pourquoi cela compte et comment l’animer * Vidéos sur la Vie associative sur le terrain : « On Regarde MSF », une vidéo faite par les équipes du terrain au Tchad; vidéos sur les FAD 2013 et les pré-FAD en Palestine. * Présentation des discussions des pré- ou mini-FAD et conclusions ( si applicable )

* Un court compte-rendu sur les pré- ou mini-FAD par les différents projets : De quoi ont-ils discuté ?
Quels étaient les principaux points discutés, les différents points de vue ? Quels sont les principales
conclusions ? * Discussion avec tout le groupe : avis des personnes des autres projets ?

 

Discussion sur la Vie associative sur le terrain 

o Les différents projets peuvent présenter ce qu’ils ont fait pour animer leur vie associative ou chaque équipe peut présenter une activité qu’elle a organisée et qui a été un succès.
o Ceci devrait être suivi d’une discussion de groupe sur les plans futurs de la mission et des différents
projets : Que projetez-vous de mettre en place entre ce FAD et le prochain ? Qui sera en charge de l’organisation et du suivi ? Sujet de discussion du FAD

* Choisissez votre sujet de discussion bien à l’avance. Vous pouvez trouver des idées ici . Si vous avez besoin du matériel de support ou aide à définir un sujet, prière de contacter Rebecca , Carole ou Monica.

* La présentation du sujet peut être effectuée de différentes façons. Plusieurs intervenants peuvent
aider à contextualiser le sujet et en présenter la portée : vous pouvez par exemple inviter des
intervenants extérieurs à MSF ; ou demander à une personne de la mission ou l’Associé du FAD de le présenter ; ou s’inspirer des présentations des pré-FAD si le sujet du FAD est proche de ceux des pré-FAD. * Discussion : l’organisation de vos discussions peut se faire de plusieurs manières (petits groupes, grand groupes, une combinaison, etc.). Vous pouvez trouver des idées  ici.

* Prenez suffisamment de temps pour synthétiser vos conclusions !

Conclusions du FAD

Les Associés des FAD ou les collègues de la mission sont en charge de la rédaction du rapport du FAD, de résumer le contenu des discussions ainsi que les résultats. Le rapport doit être soumis à Rebecca, Carole ou Monica en utilisant  le FAD report submission Form 

Pour ce faire, les participants aux FAD doivent se mettre d’accord sur des conclusions comme :
o Sur quoi sommes-nous d’accord ?
o Quels sont les points qui ont été principalement débattus ?
o Quels ont été les différents points de vue ?
o Que souhaitons-nous faire au niveau du projet, de la mission, de la Cellule, de l’OC (Centre
opérationnel), du mouvement ?
o Comment allons-nous garantir le suivi à chaque niveau ?
o Qui sera le contact chargé de récolter le feedback venant du terrain ou d’autres niveaux
associatifs?

Election de la personne qui sera représentant du FAD à l’OCB Gathering 2016 à Bruxelles

Avant de terminer

Distribuez   l'évaluation du FAD  à tous les participants et veillez à les récolter et les compiler avec le rapport de votre FAD.

By: Rebecca Cederholm