Axing "regional staff" status...

... and the recognition or otherwise of certain qualifications and competencies

En français ci-dessous

When I joined cell 3 last June, as HRO, my predecessor warned me that the regional staff status was scheduled to be phased out by 31 December 2013. A few months earlier, management had asked for an analysis of the situation, whereupon it was decided that rather than having three different categories within the OCB missions – expat, national staff and regional staff– there should be just two.

This status was created a few years ago for three missions in particular: Somalia/Somaliland, Ethiopia and South Sudan. This hybrid status was supposed to allow the missions to make up for the lack of qualified national staff, respond to emergencies more quickly and reach areas inaccessible to expats or to be able to call upon non-nationals who nonetheless were familiar with the language and culture and who were able to acclimatise to specific circumstances more easily. The hiring process therefore got underway in Kenya, where the people recruited, who were required to sign a national staff contract (Kenyan salary, medical support for their families, etc.), and were entitled to the same benefits as expats out in the field (per diem, accommodation, transport, etc.) along with special benefits (such as additional days off).

We knew that abolishing the status would take some time, some organisation, a sound assessment of the current state of play and changes it would entail at mission level (as the Ethiopian and Somali  missions were shut down in the summer of 2013, the only regional staff were those operating in South Sudan). We were also aware of the need for a clear and transparent communication strategy. The aim was obviously not to get rid of these 20 or so people who have been working for us for months or even years, but to offer them the opportunity to continue our working relationship by becoming expats in South Sudan or in other missions.

The recruitment team therefore soon became involved in this process as a local assessment centre had to be set up in keeping with the recruitment procedure. However, as far as I am concerned it was not really a regular recruitment process because none of the regional staff applied voluntarily. Their cross-disciplinary skills had to be assessed but there was no question of querying their technical capabilities: most of them had already cleared the recruitment, assessment and supervisory hurdles for a whole array of MSF projects. Against all expectations, the cell has been notified that all of the nurses, midwives and pharmacists, or nigh-on half of the people in question, are denied access to the pool of expats because they do not have the right qualifications...

I will not dwell here on the never-ending vigorous and heated discussions between the cell and the heads of the HR and medical departments, the recruitment coordinators and operational HR officers, as it serves no purpose trying to pin the blame on one or another department: I believe this recruitment drive offers an opportunity to raise crucial questions about the future of the organisation and its ability to find the human resources it needs to match its operational aspirations.

OCB's medical department has decided to apply the criteria set out by the International Council of Nurses and the International Confederation of Midwives, so the expats-to be need to have obtained a bachelor's degree in midwifery or nursing. Moreover, some countries have stopped allowing MSF to bring in medical and paramedical staff who fail to meet these international requirements. The same will apply in a few years time when the system for "grading" universities and medical doctors' qualifications will be finalised: OCB will observe the criteria defined by these international institutions. Holding final responsibility for the medical standard of all our programmes, the medical department draws up the recruitment regulations applicable to medical expats. Impeccable logic.

However, these criteria have only really been applied over the last few years: hence we currently use nurses and midwives who do not have the right qualifications. "What is done is done," I hear people say. Very well, but where does the HR department stand on this issue?
Do we permanently turn a blind eye to people who fail to meet the current recruitment criteria as they are regarded as forming an integral part of our pool of expats? Is it possible to imagine having two levels of qualifications within this pool? What policy should be adopted towards the pool management requirements? Is it possible or even desirable to make a distinction between those with a bachelor's degree and those without in the case of assigning a field post to someone?

And what HR policy should be applied if one or another university's school of medicine were to lose its international credibility in the future? If, in 2015, doctors graduating from schools of medicine in Kabul, Kinshasa, Port-au-Prince or Cairo are no longer regarded as credible by the international institutions and, by extension, MSF, what will happen to all the Afghan, Congolese, Haitian and Egyptian doctors already working with us?

An MSF in-house analysis shows that nearly 30% of the medical and paramedical coordinators (and more generally, 18% of our expats) used to be former members of national staff. The information we now have cannot be used to say exactly how many national staff members have a bachelor's degree in nursing, but it is fair to say that most of them do not fall into this category or went to non-internationally accredited schools. Schools offering bachelor's degree courses for midwives or nurses in countries where MSF operates are sometimes difficult to reach or simply not available (1).

This means it will become more and more difficult for national medical staff to acquire expat status. What will be done to plug the gap left by the disappearance of the 30% accounting for the in-house mobility of medical candidates? "We have never experienced any problems recruiting Western midwives and nurses". Very well... But the retention rate for former national staff is much higher than for expats so both the in-house recruitment shortfall and the lower retention rate need to be compensated for. The figures show that assigning 30% of the field assignments to the first missions will not be enough to fill all the future coordination posts that become vacant. The "HR supply and demand" issue is of crucial importance for the HR department in 2014 but none of these questions are now being openly discussed during OCB's analysis of the HR situation.

MSF's operational aspirations make it necessary to operate in increasingly difficult environments, where the human resources requirements are sometimes highly specific, as in Niger and Mauritania, where most of expats should be Africans with black skin. What strategy does the HR department have for recruiting these candidates? Do the field recruitment policies have to be altered so as to recruit only people with bachelor's degrees? What field posts can people without this qualification qualify for? Will the IFFG (International Field Function Grid)  answer these questions, knowing the qualification required for a nursing assignment is a "nursing diploma" and for a nursing activities manager post you need a "diploma in nursing – general or specialist healthcare", not to mention a given qualification level?

The development of national staff is one of the projects (whose progress varies according to the mission) that all HRCo and HROs are seeking to achieve but, unfortunately, no institutional vision concerning national staff and their development has yet been defined and communicated. Or perhaps I should say that a highly theoretical vision has been defined several times over (La Mancha, 2006 ; International HR Vision, 2009, etc.) but very few specific strategies and measures have been implemented, even though national staff account for 85% of our field teams and nearly 40% of the annual budget for all the OCB missions.

It is high time to address all these key questions: when MSF will apply all these international criteria it will be too late to think about our strategy and decide on the best course of action. We also have to ensure some consistency between the need for competent human resources to guarantee the quality of our projects, and the HR management policies for both expats and national staff. Lastly, we have to be transparent and openly declare the decisions and directions we intend to take.

Where does the HR department stand on these issues?

(1)  See the site of the WHO and the Secrétariat International des Infirmières et Infirmiers de l’Espace Francophone – SIDIIEF: a bachelor's degree in nursing is not available, for example, in DRC Niger, Guinea-Conakry and Mali...

Suppression du statut de « staff régional » et reconnaissance ou non de certains diplômes et compétences

En juin dernier, lors de ma prise de fonction en tant que HRO de la cellule 3, mon prédécesseur m’avertit que le statut du staff régional allait disparaître le 31 décembre 2013. La Direction  avait, quelques mois plus tôt, demandé une analyse de la situation et la décision avait donc été prise de ne plus avoir trois populations différentes au sein des missions OCB – expatrié, staff national et staff régional – mais seulement deux.

Pour rappel, ce statut avait été créé quelques années auparavant pour trois missions en particulier : Somalie/Somaliland, Ethiopie et Soudan du Sud. Ce statut hybride devait permettre aux missions de pallier au manque de staff national qualifié, de répondre aux urgences plus rapidement, d’atteindre des zones non accessibles aux expatriés ou de disposer de personnes externes aux pays, mais connaissant la langue, la culture et s’adaptant plus facilement à ces contextes particuliers. Les recrutements avaient donc lieu au Kenya et les personnes engagées signaient un contrat de staff national (salaire kenyan, prise en charge médicale de leur famille, etc.), jouissant sur le terrain des mêmes avantages que les expatriés (perdiem, logement, transport, etc.) ainsi que d’avantages spécifiques (ex : jours de congés supplémentaires).

Nous savions que supprimer ce statut demanderait du temps, de l’organisation, une bonne analyse de la situation actuelle et des changements que cela entraînerait au niveau de la mission (les missions éthiopienne et somalilandaise ayant fermé leurs portes à l’été 2013, il ne restait plus de staff régional qu’au Soudan du Sud). Nous savions également qu’une communication claire et transparente serait indispensable. Le but n’était évidemment pas de se séparer de ces 20 personnes qui travaillent avec nous depuis des mois voire des années, mais de leur proposer de continuer notre collaboration et de devenir expatriés au Soudan du Sud ou dans d’autres missions.

L’équipe du recrutement a donc été très vite associée à ce processus puisqu’il fallait organiser un « assessment centre » localement pour respecter la procédure de recrutement. Mais, selon moi, ce n’était pas véritablement un recrutement standard, puisqu’aucun des régionaux n’a postulé spontanément ; il s’agissait d’analyser leurs compétences transversales, mais en aucun cas de remettre en question leurs compétences techniques : ils avaient déjà été recrutés, évalués et supervisaient – pour la plupart d’entre eux – des pans entiers de nos projets. Contre toute attente, la cellule est avertie qu’aucun des infirmiers, sages-femmes et pharmaciens, soit près de la moitié des 20 personnes concernées, ne pourraient accéder au pool d’expatriés parce qu’ils n’avaient pas le diplôme requis...

Je ne reviendrai pas ici sur les interminables discussions animées et passionnées entre la cellule et les directeurs des départements RH et Médical, les coordinateurs du recrutement et des RH opérationnelles, le but n’étant pas de pointer une quelconque responsabilité sur quelque département que ce soit : ce recrutement a, selon moi, permis de soulever d’énormes questions sur le futur de l’organisation et sa capacité à trouver les ressources humaines nécessaires à ses ambitions opérationnelles.

Le département médical de l’OCB a choisi d’appliquer les critères définis par le Conseil international de nursing et la Confédération internationale des sages-femmes : les futurs expatriés doivent donc être détenteurs d’un diplôme de bachelier de sage-femme ou en soins infirmiers. De plus, dans certains pays, les gouvernements n’autorisent plus MSF à importer du personnel médical et paramédical qui ne remplirait pas ces critères internationaux. Il en sera de même dans quelques années lorsque la « notation » des universités et des diplômes de docteur en médecine sera finalisée : l’OCB suivra les critères définis par ces institutions internationales. Etant le responsable final de la qualité médicale de tous nos programmes, le département médical fixe les règles de recrutement des expatriés médicaux. Logique implacable.

Mais ces critères ne sont véritablement appliqués que depuis quelques années : nous travaillons donc actuellement avec des infirmiers et des sages-femmes qui n’ont pas le diplôme requis. « On ne revient pas sur les erreurs du passé », ai-je entendu. Très bien. Mais quelle est la position du Département RH sur cette question ?
Ferme-t-on définitivement les yeux sur les personnes qui ne répondent pas aux critères de recrutement actuels en considérant qu’elles font partie intégrante de notre pool d’expatriés ? Peut-on imaginer de créer deux niveaux de qualifications dans ce pool ? Quelle politique met-on en place en ce qui concerne la gestion des pools ? Est-il possible, souhaitable de faire une distinction entre les bacheliers et les autres lorsqu’il s’agit de les affecter à un poste terrain ?

Et si, dans le futur, telle ou telle université de médecine n'est plus validée au niveau international, quelle sera la politique RH mise en place ? Si, en 2015, les médecins issus des universités de médecine de Kaboul, de Kinshasa, de Port-au-Prince ou du Caire ne sont plus validés par les institutions internationales, et donc par MSF, que fera-t-on des médecins afghans, congolais, haïtiens ou égyptiens qui travaillent déjà avec nous?

Selon une analyse interne de MSF, près de 30% des coordinateurs médicaux et paramédicaux (et plus globalement 18% de nos expatriés) sont des anciens staffs nationaux. Même si les informations actuellement disponibles ne permettent pas de chiffrer le nombre exact de staffs nationaux détenteurs d’un bachelier paramédical sur l’ensemble de nos missions, il est certain qu’une majorité d’entre eux n’ont pas ce niveau de qualification ou sont issus d’écoles non validées à l’international. Les écoles formant les bacheliers sages-femmes ou infirmiers dans les pays où MSF travaille sont parfois difficiles d’accès ou tout simplement non disponibles (1).

Il sera donc de plus en plus difficile pour le staff national médical d’accéder à l’expatriation. Comment palliera-t-on à la réduction de ces 30% de mobilité interne pour les profils médicaux? « Nous n’avons jamais eu de problèmes pour recruter des sages-femmes et des infirmières occidentales ». Très bien... Mais le taux de rétention des anciens staffs nationaux étant bien plus élevé que celui des expatriés, il faudra donc à la fois combler le déficit du recrutement en interne et cette baisse du taux de rétention. Il est donc mathématiquement indéniable que l’allocation, chaque année, de 30% des postes terrain aux premières missions sera insuffisante pour pourvoir tous les futurs postes de coordinateurs.

Le dossier « offre et demande RH » est un dossier prioritaire du département RH pour 2014 mais aucune de ces questions n’est actuellement clairement posée dans l’analyse de la situation RH de l’OCB.

Les ambitions opérationnelles de MSF nous poussent à travailler dans des contextes de plus en plus difficiles où les besoins en ressources humaines sont parfois très spécifiques, comme au Niger ou en Mauritanie où la plupart des expatriés doivent être de nationalité africaine et noirs de peau. Quelle est la stratégie du département RH pour recruter dorénavant ces profils ? Doit-on changer les politiques de recrutement sur le terrain pour ne plus recruter que des bacheliers ? Quels sont les postes qu’un non-bachelier peut occuper sur le terrain ? L’IFFG (International Field Function Grid) répondra-t-elle à ces questions sachant que les qualifications requises pour le poste d’infirmier sont « diplôme d’infirmier » et pour le poste de Nursing Activities Manager, « diplôme d’infirmier – soins de santé généraux ou spécialisés », sans mention d’un quelconque niveau de qualification ?

Le développement du staff national est un des chantiers – dont l’avancement est variable selon les missions – que tous les HRCo et HRO s’attèlent à mettre en place. Malheureusement, aucune vision institutionnelle sur le staff national et son développement n’est actuellement définie et partagée. Ou plutôt devrais-je dire qu’une vision très théorique a été définie à plusieurs reprises (La Mancha, 2006 ; International HR Vision, 2009, etc.) mais que très peu de stratégies et d’actions concrètes ont été mises en place alors même que le staff national représente 85% de nos équipes terrain et près de 40% du budget annuel de toutes les missions OCB...

Il est grand temps de répondre maintenant à ces questions cruciales : lorsque tous ces critères internationaux seront appliqués par MSF, il sera trop tard pour réfléchir à notre stratégie et choisir la solution la plus appropriée. Nous devons également être cohérents entre le besoin en ressources humaines compétentes pour garantir la qualité dans nos projets, et les politiques de gestion RH tant pour les expatriés que pour les staffs nationaux. Nous devons enfin être transparents et communiquer clairement sur les choix que nous ferons et les orientations que nous prendrons.

Quelle est la position du Département RH sur ces questions ?

(1) Voir le site de l’OMS et du Secrétariat International des Infirmières et Infirmiers de l’Espace Francophone – SIDIIEF : le diplôme de bachelier en soins infirmiers n’est, par exemple, pas disponible en RDC, au Niger, en Guinée-Conakry et au Mali...

By: Amelie Deprez