From pyramid to Rizome

En français

 

This Volle Gas was published in Contact 150, By François Kah, Delphine Coers, Delphine Mortier & Sylvie Gosme with input from other members of the Tour & Taxis team, be they old or new to MSF

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The COVID-19 pandemic is spreading worldwide. As part of its global response, MSF has also chosen to intervene in Belgium.


THIS IS NOT AN ISOLATED CRISIS

Many people think that the current crisis is a strong indicator of a number of crises:

The health crisis, which has left health systems weak- ened, and has also affected Belgium.

The social crisis, primarily affecting the most disad- vantaged populations such as undocumented people, asylum seekers and refugees. These people also live here in Belgium.

The economic crisis: with borders closed, we are fac- ing supply problems for items such as medicine, masks and small equipment. The disruption in trade channels is also affecting Belgium.

The environmental crisis: many scientists have shown the link between declining ecosystems and the emer- gence of new viruses.

The pandemic is most likely not an isolated crisis with a gradual return to normal, but probably the first in a series of crises that will particularly affect vulnerable populations, people who are not in the Belgian social system, meaning that MSF’s intervention is warranted. Would it not be wise, therefore, to anticipate this?

 

E-PREP AT THE EBC

The Espace Bruno Corbé (EBC) played a major role in organising our response in Brussels. It is not the first time that the EBC has been urgently called upon to help meet exceptional operational needs (for example, around a hundred refugees were accommodated at the EBC in 2015). But this time, given the social distancing rules, it was not possible to accommodate 150 people at the EBC. Fortunately, we were able to use a bigger space at the Tour & Taxis site. This was not by chance: it was the close ties fostered over the years between the EBC, Couleur café and Tour & Taxi teams that made it possible to have free use of the sheds for the project.

The EBC’s future move will be an ideal opportunity to consolidate its strategic role by structuring and expanding this capacity. We could in fact develop a modular space for the rapid and efficient deployment of this type of activity.

NETWORKS…

One thing that stood out in this intervention was the way in which we organised ourselves and worked together. It is important now to draw lessons from

this in order to be able to set up this system more effi- ciently in the future. As such, we propose a different organisational arrangement.

Firstly, from an HR point of view, it was very satisfying to see the enormous energy and commitment mustered by the project’s launch. Belgian expatriates responded to the appeal, as did staff at HQ and MSF alumni, par- ticularly nurses who came to do shifts after finishing their work at hospitals or elsewhere.

The technicians recruited for the occasion, more accus- tomed to festivals in Belgium, provided their know-how and eye for detail to transform an empty shell into a humanitarian site. 

The site could not have been set up or have operated without the involvement of our partners from the NGOs Samu Social and Plateforme Citoyenne-BXLRefugees. The project was set up spontaneously, without any strict hierarchy and by making best use of the expertise of everyone involved. Those involved found their place easily and naturally. The EBC, Plateforme Citoyenne and Samu Social have had a close working relationship for many years. We therefore immediately worked toward a com- mon goal, in a climate of communication and mutual aid.

Everyone did their bit. MSF contributed its resources, its medical and logistics expertise.

The Plateforme Citoyenne rallied its volunteers to build and operate the centre. The Samu Social and the Plateforme Citoyenne provided their knowledge of the target population and its needs and anticipated any difficulties early on.

The technicians, recruited from the theatre and per- forming arts sector, provided knowledge of the Belgian supply network, their expertise in temporarily and rap- idly fitting out a site for a specific event, and their exper- tise in creating a welcoming venue for the beneficiaries. The people involved at the start of the project with the EBC team described a fluid mode of operating. With two-way communication and trust, a complementary team was able to make progress despite the unclear start, make proposals and find solutions, and find unfindable materials, donations and loans.

However, the MSF mission-style structure was soon implemented internally, with a conventional, hierarchical organisation. This internal organisation provides us with little agility and makes us feel like a link in a very big chain. This impressive organisation is impenetrable to outsiders and encumbers and restricts the general dynamic. Decision-making appears remote, communication blurred or lacking, and some felt less heard.

The state of emergency sometimes forced us to advance too fast, without taking into consideration opinions or relevant advice. The voice of doctors and health promo- tion specialists was not sufficiently heard at the start, resulting in plan changes and unnecessary work. Our partners’ knowledge of the target population was not always taken into consideration.

...AND RHIZOMES

How could we improve our capacity to respond in the future, beyond an EBC with a more developed E-prep role? How could we mobilise MSF resources, while retaining our energy, commitment and the experience of our partners and MSF staff members?

MSF is a powerful organisation with well-developed material, financial and human resources. In the inter- ests of speed and efficiency, it often mobilises these resources independently, according to tried and tested processes and scenarios developed over the course of its existence and its experience in the field. This model has demonstrated its strengths, but is not the best or most efficient in all contexts.

Could we not consider another, less formal, more organic organisational model, based on collective intelligence, a horizontal structure and a more rhizomatic partnership with the other parties involved? One in which we would be more humble, allowing more fluid mutual communi- cation, and in which we would be more open to the out- side and capable of taking advantage of opportunities? Instead of structuring our work first and foremost around a pyramid organisation, could we not organise ourselves on a voluntary basis according to our skills and experience? Collective intelligence means put- ting all the right people in the right place at a time that makes sense, in order to be able to efficiently activate our various networks. This E-prep would involve devel- oping and maintaining ties with different Belgian sec- tors. In this way, MSF would be part of an ecosystem that it would help to maintain, through for example the EBC, to increase its resilience so that it can deal with emerging crises. .

 

 


DE LA PYRAMIDE AU RHIZOME

De François Kah, Delphine Coers, Delphine Mortier & Sylvie Gosme, avec les commentaires d’autres membres de l’équipe « Tour & Taxis», habitués de MSF ou nouveaux.

Ce Volle Gas est paru dans le Contact 150.
 

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La pandémie du COVID se propage autour du monde. MSF, dans sa réponse globale, a choisi d’intervenir aussi en Belgique…

CETTE CRISE N’EST PAS ISOLÉE

De nombreuses personnes pensent que la crise actuelle est un signal fort qui est révélateur de plu sieurs crises :

La crise sanitaire, qui se traduit par un affaiblissement du système de santé et qui a également touché la Belgique. La crise sociale où les plus démunis comme les sans-papiers, les demandeurs d’asiles et les réfugiés sont les plus impactés. Ils vivent également ici en Belgique.

La crise économique: avec la fermeture des frontières, nous faisons face à des problèmes d’approvisionnement : médicaments, masques, petit matériel, etc. ; la désorganisation des circuits commerciaux touche également la Belgique.

La crise environnementale: de nombreux scientifiques ont montré le lien entre l’effondrement des écosystèmes et l’émergence de nouveaux virus.

La pandémie n’est sans doute pas une crise isolée, avec un retour progressif à la normale, mais probablement la première d’une série qui touchera plus particulièrement les populations vulnérables, les personnes qui sont à l’écart du système social belge, justifiant l’intervention de MSF. Ne serait-il pas dès lors pertinent d ‘anticiper ?

E-PREP À L’EBC

L’Espace Bruno Corbé (EBC) a été particulièrement mobilisé dans la mise en place de notre réponse à Bruxelles. Ce n’est pas la première fois que l’EBC est sollicité en urgence pour répondre à des besoins opérationnels exceptionnels (par exemple l’accueil d’une centaine de réfugies à l’EBC en 2015). Mais cette fois-ci, au vu des règles de distanciation sociale, il n’était pas possible d’accueillir 150 personnes à l’EBC. Heureusement, nous avons pu bénéficier d’un espace plus grand sur le site de Tour & Taxis. Ce n’est pas par hasard : ce sont les liens tissés au fil des années entre l’équipe de l’EBC, celle de Couleur café et celle de Tour & Taxis qui ont permis la mise à disposition gratuite des sheds pour la mise en place du projet.

Le futur déménagement de l’EBC est une occasion privilégiée pour consolider son rôle stratégique en structurant et en étendant cette capacité. On pourrait en effet y ménager un lieu modulaire pour un déploiement rapide et efficace de ce genre d’activités.

RÉSEAUX…

Une des particularités de cette intervention est la manière dont nous nous sommes organisés et dont nous avons travaillé ensemble. Il est important maintenant d’en tirer les leçons pour pouvoir mettre en place ce dispositif de manière plus efficiente dans le futur. Cela nous amène à proposer un mode d’organisation différent.

D’un point de vue RH tout d’abord, ça a été très satis faisant de voir toutes les énergies et les engagements mobilisés par le lancement du projet. Les expats belges ont répondu à l’appel, tout comme le personnel du siège et les Alumni MSF, en particulier les infirmier.es venus faire des shifts après leur travail en hôpital ou ailleurs. Les techniciens recrutés pour l’occasion, plus habitués des festivals en Belgique, ont apporté leur savoir-faire et leur sens du détail pour transformer une infrastruc ture brute de décoffrage en lieu humain.

Le site n’aurait pu être monté ni n’aurait pu tourner sans l’implication de nos partenaires du Samu social et de la Plateforme Citoyenne.

La mise en place du projet s’est faite de façon spontanée, sans hiérarchie stricte et en favorisant les expertises de chacun. Les intervenants ont trouvé leur place facilement, naturellement. Depuis des années, des liens s’étaient tis sés entre EBC, la Plateforme Citoyenne et le Samu Social. Nous avons donc d’emblée travaillé pour un objectif par tagé, dans un climat d’échange et l’entraide.

Chacun a apporté sa pierre à l’édifice. MSF a apporté ses ressources, son expertise médicale et logistique.  La Plateforme Citoyenne a mobilisé ses bénévoles pour la construction et le fonctionnement du centre. Le Samu Socialet la Plateforme Citoyenne ont apporté la connaissance du public cible et de ses besoins, et ont anticipé très tôt les difficultés.

Les techniciens engagés, recrutés dans milieu du spectacle et du théâtre, ont apporté leur connaissance du réseau d’approvisionnement belge, leur expertise d’équiper temporairement et rapidement un site pour un événement donné, leur expertise dans la création d’un lieu accueillant pour les bénéficiaires.

Les premiers intervenants impliqués dans le projet avec l’équipe EBC ont décrit un mode de fonctionnement fluide: avec l’écoute et la confiance, une équipe com plémentaire a pu avancer malgré le flou du début, faire de nombreuses propositions et trouver des solutions, trouver du matériel introuvable, des dons et des prêts…

Mais très vite, la structure de type mission MSF a été mise en place en interne, avec un organigramme classique et hiérarchique. Cet organigramme interne qui nous offre si peu d’agilité et qui nous donne l’impression d’être maillon dans une grande chaine. Cet organigramme impressionnant, impénétrable pour les externes et qui alourdit et rigidifie la dynamique générale. Les décisions paraissent lointaines, la communication brouillée ou lacunaire, et certains se sont sentis moins entendus.

L’urgence nous a parfois poussé à avancer trop vite, sans prendre en compte des avis et des conseils pertinents. La voix des médicaux et de la promotion de la santé n’a pas été assez entendue au début, avec pour résultats des changements de plan et du travail inutile. La connaissance du public-cible par nos partenaires n’a pas toujours été prise en compte.

 

...ET RHIZOMES

Comment pourrions-nous alors dans le futur améliorer notre capacité de réaction, au-delà d’un EBC avec une fonction e-prep plus développée? Comment mobiliser les ressources de MSF, tout en conservant l’énergie, l’engagement et l’expérience des partenaires... et des membres de MSF ?

MSF est une organisation puissante et aux ressources matérielles, financières et humaines développées. Dans un souci de rapidité et d’efficacité, elle les mobilise de manière souvent indépendante, et suivants des process et scénarios maitrisés et développés au fur et à mesure de son existence et de son expérience sur le terrain. Ce modèle a montré sa force mais n’est pas le plus optimal et le plus efficient dans tous les contextes.

Ne pourrait-on pas penser à un autre modèle organisationnel moins formel et plus organique, basé sur l’intelligence collective, l’horizontalité et un partenariat plus rhizomatique avec les autres intervenants ? Où nous ferions preuve d’une plus grande humilité, qui permettrait une écoute mutuelle plus fluide, et où nous serions plus ouverts vers l’extérieur et capables de tirer profit des opportunités?

Au lieu de nous structurer en priorité autour d’un orga nigramme pyramidal, ne pourrait-on pas nous regrouper sur base volontaire en fonction de nos compé tences et de notre expérience ? L’intelligence collective, serait de mettre les bonnes personnes au bon endroit, au moment où cela fait sens, afin de pouvoir activer efficacement nos différents réseaux. Et cette E-prep consisterait à tisser et entretenir des liens avec les différents milieux belges. MSF s’insèrerait ainsi dans un écosystème qu’elle contribuerait à entretenir, au travers entre autres de l’EBC, pour augmenter sa résilience pour faire face aux crises émergentes. 

By: Sophie Guillaumie